Zasady rządzące kwalifikowalnością projektu i poniesionych wydatków

A A A

Dodany 27.01.2012

Często przy ubieganiu się o dotację powstaje pytanie, co tak właściwie może zostać sfinansowane z pieniędzy pochodzących z dofinansowania, a które koszty beneficjent musi pokryć sam. W takim przypadku warto zapoznać się z ogólnymi zasadami rządzącymi kwalifikowalnością projektu.

Kwalifikowalność projektu to nic innego jak uznanie go za podlegający refundacji. Warunkiem zakwalifikowania danego projektu do wsparcia jest spełnienie przez ten projekt szeregu kryteriów, które zostały określone w wytycznych danego programu operacyjnego. Decyzja o zakwalifikowaniu wniosku do dofinansowania podejmowana jest na etapie oceny formalnej oraz merytoryczno-technicznej projektu. Ogólnie rzecz biorąc proces ten polega na sprawdzeniu czy dany wniosek jest zgodny z określonymi wcześniej kryteriami. W związku z powyższym, przed złożeniem wniosku należy sprawdzić czy założenia projektu spełniają kryteria kwalifikowalności.

Po określeniu czy dany projekt kwalifikuje się do uzyskania wsparcia finansowego należy określić, jakie wydatki w ramach projektu podlegają refundacji, a jakie nie mogą zostać sfinansowane ze środków Wspólnoty. Na uwadze należy mieć fakt, że każde przedsięwzięcie realizowane w ramach dotacji unijnych składa się z wielu czynności obejmujących różne kategorie kosztów. Podczas dokonywania analizy szczegółowych wytycznych można przyporządkować poszczególne koszty (ujęte w projekcie) do określonych grup. Istotne znaczenie ma również kwestia, że refundacji podlegają tylko faktycznie poniesione (zapłacone) i udokumentowane wydatki. Wydatki te muszą być poniesione w ściśle określonych ramach czasowych. W przypadku obecnej perspektywy finansowej, na lata 2007-2013, graniczną datą uznania wydatków za podlegające refundacji jest 31 grudnia 2015.

Problem finansowania wydatków w ramach projektu reguluje m.in. zasada zakazu podwójnego finansowania, co oznacza, że dany wydatek nie może zostać sfinansowany z dwóch odrębnych źródeł. Do złamania wspomnianej reguły dochodzi w przypadku:

zrefundowania tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności,
zrefundowania kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku z budżetu państwa (w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług),
zakupienia środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności,
otrzymanie refundacji środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki.

Należy pamiętać, że oceny kwalifikowalności wydatku dokonuje się nie tylko na etapie analizy i wyboru wniosku, ale również podczas realizacji danego projektu. Wydatkiem kwalifikowalnym możemy nazwać koszt, który spełnia następujące przesłanki:

został poniesiony w ramach projektu realizowanego z odpowiedniego funduszu unijnego,
jest niezbędny dla realizacji projektu,
jest racjonalny,
jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania,
jest spójny z obowiązującymi przepisami.

Natomiast wydatek niekwalifikowalny jest to wydatek wobec, którego:

trudno dokonać powiązania wydatku z zakresem rzeczowym i finansowym projektu,
nie można jasno stwierdzić, czy jest on racjonalny i uzasadniony,
nierzetelnie udokumentowano jego poniesienie,
występuje niespójność z dokumentacją aplikacyjną bądź obowiązującymi przepisami,
występuje niezgodność z zasadami obowiązującymi dla danego funduszu lub programu operacyjnego.

Suma kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych składa się na całkowity koszt projektu. Poziom dofinansowania ustala się zawsze w odniesieniu do wartości wydatków kwalifikowalnych. Całość kosztów niekwalifikowalnych zawsze ponosi beneficjent realizujący projekt, dlatego należy zachować rozwagę przy ustalaniu ogólnej kwoty jaką chce się przeznaczyć na daną inwestycję.

Do dofinansowania kwalifikują się następujące rodzaje wydatków (jeśli nie są one zakazane na mocy obowiązującego prawa krajowego lub wspólnotowego):

koszty przygotowania biznesplanu, studium wykonalności projektu, opracowania map lub szkiców lokalnych sytuujących projekt, oceny oddziaływania na środowisko, oceny wykonalności finansowej i trwałości projektu oraz innej dokumentacji technicznej,
koszty otwarcia i prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty dokonywanych transakcji finansowych związane z realizacją projektu,
koszty porad prawnych, opłaty notarialne, koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych,
koszty audytu i księgowości,
koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizacje umowy o dofinansowanie np. poręcznie lub gwarancja.

Tworząc ramy finansowe projektu konieczne jest wnikliwe zapoznanie się z dokumentami na podstawie, których podejmowana jest decyzja o zakwalifikowaniu danego wydatku jako kosztu kwalifikowanego. Aby nie narazić się na niespodziewane wydatki należy pamiętać, że projekt nigdy nie jest finansowany w 100 procentach. Ponadto, beneficjent zobowiązany jest także do rzetelnego prowadzenia dokumentacji projektu, gdyż od tego uzależniona jest wysokość przyszłej refundacji.

Katarzyna Florkowska